Communication interne

Procédures d'urgence

Communication au sein de l'Organisation

Comme les procédures de gestion du parc ont été raccourcies, une communication fluide entre vous et le personnel du programme et des opérations est essentielle. Les départements de programmation devront financer les opérations des véhicules, et ils sont les principaux bénéficiaires des transports (véhicules légers et lourds), ils doivent donc être impliqués régulièrement dans la planification et les décisions. Lors de la préparation, il est conseillé de rencontrer le responsable des programmes et de parvenir à une compréhension commune sur les sujets suivants:

Exigences opérationnelles: expliquez les activités préparatoires que vous entreprenez et découvrez ce qui est fait du point de vue des programmes. Discutez des attentes du gestionnaire de programme (nombre de bénéficiaires, tonnage attendu).

Donnez des conseils sur la capacité actuelle de la flotte, les ressources supplémentaires estimées et la possibilité d'interventions proposées (achat vs contrat).

Budgétisation du programme: identifiez comment vous travaillerez ensemble pour allouer des coûts de flotte précis aux bailleurs lors de la demande de financement d'urgence. En tant que gestionnaire de flotte, participez à la conception du projet en faisant part de vos propositions.

Déterminez le domaine de responsabilité (AOR) et la portée des programmes.

Gérez les attentes et reflétez réellement les coûts, les contraintes et le temps d'alimentation (comprend

planification de la distribution et planification des programmes).

Convenez de la manière dont vous communiquerez (par exemple, briefing quotidien).

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