Les véhicules doivent être contrôlés et inspectés régulièrement. Un système doit être mis en place pour définir les contrôles et les inspections à effectuer, à quelle fréquence et par qui. Il s'agit notamment des éléments suivants
Contrôle avant départ - Effectué par le conducteur désigné du véhicule avant chaque voyage, ou quotidiennement si le voyage dure plus de 24 heures. Il s'agit de s'assurer que le véhicule est sûr et en état de rouler avant de commencer le voyage.
Contrôle entre les trajets - Effectué par le conducteur désigné après une période de repos prévue à l'horaire. Il s'agit de s'assurer que le véhicule est toujours en état de rouler pour le reste du trajet.
Contrôle après le voyage - Effectué par le conducteur désigné à la fin du voyage, ou quotidiennement si le voyage dure plus de 24 heures. C'est l'occasion de vérifier s'il y a eu des défaillances pendant le voyage et de consigner les défauts à réparer par l'équipe d'entretien.
À l'issue d'un contrôle, le conducteur devra remédier à tout problème mineur (par exemple, faire l'appoint des niveaux de liquide), remplir une liste de contrôle du véhicule et signaler tout défaut. Les défauts critiques pour la sécurité, par exemple une défaillance des freins, doivent être signalés, et le véhicule doit être immédiatement mis hors service et ne pas être conduit tant que les défauts n'ont pas été corrigés.
Pour faciliter ce processus, un modèle de liste de contrôle des véhicules et de formulaire d'enregistrement des défauts peut être téléchargé ci-dessous. Ce formulaire propose un processus normalisé de contrôle et d'enregistrement des défauts.
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